Orga Checkliste

Checkliste für die Organisation des Webmontags

Tage nach der letzten Veranstaltung

• Raum für den nächsten Webmontag buchen
• Slides zu Sessions besorgen und im Wiki verlinken
• Tweet und Facebook Update wenn Slides dazugekommen sind
• Tweet und Facebook Update wenn Slides komplett sind

Spätestens 4 Wochen nach der letzten Veranstaltung

• Wiki Startseite Seite ins Archiv »verschieben«
• Wiki Startseite »leer« machen und mit Datum der nächsten Veranstaltung versehen
• Tweet und Facebook Nachricht das Das Wiki für die Veranstaltung eröffnet ist.
• Datum der nächsten Veranstaltung in der Twitter Bio aktualiseren
• Datum der nächsten Veranstaltung auf der Website aktualisieren
• 1. Sessions besorgen

Zwischendurch

• Sessions besorgen

4 Wochen vor der nächsten Veranstaltung

• Sessions besorgen
• Facebook Veranstaltung anlegen
• Xing Event anlegen
• Tweet und Facebook Update über den akteullen Stand der Sessionplanung

2 Wochen vor der nächsten Veranstaltung

• Sessions besorgen
• Tweet und Facebook Update über den aktuellen Stand der Sessionplanung
• Newsletter versenden

1 Woche vor der Veranstaltung

• Tweet und Facebook Update über den aktuellen Stand der Sessionplanung

1 Tag vor der Veranstaltung

• Reminder via Twitter und Facebook

Am Tag der Veranstaltung

Im Laufe des Tages

• Reminder via Twitter und Facebook
• Pizza bestellen
• Getränke bestellen/kaltstellen
• Getränke ranschaffen
• Wegschilder ausdrucken
• Countdown Blätter ausdrucken
• Slide mit Agenda aktualisieren
• Namensschilder besorgen
• Spendenkiste besorgen

Kurz vor der Veranstaltung

• Wegschilder aufhängen
• Namensschilder und Stifte auslegen
• Räume auf der Etage abschließen (außer Küche und Veranstaltungsraum)

Zu Beginn der Veranstaltung

• Hinweis auf Namensschilder
• Begrüßung der Teilnehmer
• Hinweis auf Getränke, Speisen (falls vorhanden) und ggf. Spendentopf
• Ggf. Kurzvorstellung Web Montag fur Neulinge (Idee, Format, Ablauf etc.)
• Vorstellung der Agenda des Abends
• Hinweis auf die bewährten und empfohlenen Zeitlimits (pro Demo/Präsentation, aber auch für den Mittelteil insgesamt)
• Bitte um rege Berichterstattung sowohl während (falls Wi-Fi/Internetzugang vorhanden) als auch im Anschluss an die Veranstaltung (also z.B. Einstellen von Mitschrift/Notizen ins Wiki, Berichte in den Blogs, Bilder auf Flickr, Podcasts, Videos etc.)
• Ggf. kurze Vorstellungsrunde: Jeder nennt den eigenen Namen und drei »Tags«, die sie oder ihn beschreiben.

Am Ende der Veranstaltung

• Kurze Feedbackrunde (nach Bedarf): Was könnte man beim nächsten Mal noch besser machen?
• Hinweis auf Feedback-Möglichkeit im Wiki: Ideen, Anregungen, Kommentare, Verbesserungsvorschläge etc.
• Dank an Helfer und Sponsoren 
• Terminhinweise (Nächster Webmontag)

Sofort nach der letzten Veranstaltung

• Abbau Bestuhlung und Technik

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Lizenz

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