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一般团队如何导入 Remote

这本书写到这里。剩下最大的问题,就是如何导入现在的工作环境了。

这也是卡住许多人最大的难关。要是 Remote 这么好导入,承平时期,世界上早就到处都是 Remote Team 了。

不会是因为疫情,大家没得选才会 Remote。

一般团队,之所以不会选择 Remote 作为团队第一选项,就是遇到这样的问题,Remote 造成的基本上是平常的协作模式全改变。身为老板与领导者,很难去估清流程一旦改变所造成的损失与影响。

即便,你可能在市面上听了很多人吹 Remote 是多么牛逼,带来的 150% 生产力爆增及解放。也还是不敢贸然尝试。

主要是真怕以下三点情形的方生:

  • 掉生产力下降
  • 原先顺畅运行的流程,结构被破坏而且无法 rollback
  • 没有人带入门

那么,这本书看到这里。大家也学会了不少技巧,究竟要如何开始呢?

重构而非发明

这里还分两种情况。

  • 一是你原先目前是 inhouse 团队「想」改 Remote 团队(有得选)。
  • 二是你原先目前是 inhouse 团队,「被迫」改 Remote 团队(没得选)。

不过。给的一致答案是。不管你是不是被迫换成 Remote 形式。都要先从原先流程效率最低的部分开始改造。

在组织里面导入新的流程,很像我们程序员以前在写代码的一道工序,「重构」。重构指的是绝大多数网站 App,都是蛮力盖起来的。里面结构七歪八扭,但求能动能收钱就行。但是这样的 App 业务成长到了一个关键节点,就无法再叠床架屋下去。必须要彻底改善内部结构,否则再添任何 feature,都可能使原有架构崩溃。

这时候,程序员团队有两个选择。一个是拆掉里面梁柱,原地改建。一个是另辟一块新地,画新设计图重新建造。

这对一般程序员都是个两难。二显然是最理想的,因为不用管那些恶心的代码,没有技术债。但是新的风险是如果选二,很有可能原App在二还没盖好之前就垮,而且凭空的新设计图,盖不出来,或者是盖出来后又产生许多复杂的新问题。

但是选一呢?又要面对那陀大便般程式码。有时候问题真是大到恨不得把整块代码都敲了重写。但是这样的问题在于敲了可能公司就完了。总不可能公司关著等代码重构完吧。

无论如何,公司老板都不会给你关门大吉,营业损失的重构选项。

这个问题看似难以解决。但那是对一般程序员来说而已。

程序员如何解决代码重构问题

对于架构师等级的程序员。它们是有一套清楚标准程序能够解决的。

以下我分享架构师级别通常会采用的重构步骤:

  • STEP 1: 先测量效能数值,界定瓶颈
  • STEP 2: 找出当前效能最大瓶颈区块,计画重构
  • STEP 3: 确定该区块的正确输入以及正确输出为何。确保在改写过程中,输出始终不会坏掉
  • STEP 4:如果发现还是太大快,就再切成数个小模块,从可以提升效能又改的动的模块开始。

同时这当中,不要害怕多次重写拼装。因为在这个过程,程序员可能要反覆重新调整流程几次。但是始终只要确保一个原则,不要影响到原有结果。

重构应该采取的策略是小步重构而不是扔掉重写。

最不好的重构姿势,是草率把代码直接扔掉重写。看似直接抛弃了技术债,但原先大陀的 workround 里面可能藏了以前许多运行良好的 workround。短期之内效率可能会提升,但是这个修改,却会引出过去老早就被解决的诸多问题,甚至综合起来,产生更多难以想像的灾难。

而这套原则。套到组织流程改成 remote,要如何比照办理?

STEP 1: 先测量效能数值,界定瓶颈

组织里面可以先行召开一个大型的生产例会议。找出团队还没导入 remote 前,就觉得很慢的流程。

而且是平日就感觉 remote 与否,都会非常慢的流程。

比如说会议、比如说手稿传递修改。将所有耗时的区块都列出来。再排序看哪一个区块是最耗大家时间的。

STEP 2: 找出当前效能最大瓶颈区块,计画重构

找出这个技巧之后,设计对策。

看是使用会议技巧提升效率,或者是导入专业 Review 软件,加快协作速度。

「能够节省时间」对所有员工来说,不管改不改流程都是乐意的。只要是利远大于弊,即便可能用点新工具,大家还是能够忍受一些不习惯。

STEP 3: 确定该区块的正确输入以及正确输出为何。确保在改写过程中,输出始终不会坏掉。

我推荐在流程改造期间,团队每周四开一个 AAR 检讨会。AAR 的全称是 After Action Review。

这个方法起源来自于美国陆军。一般在社会中,团队重复的犯错,不会导致任何死亡事件。但是在军队中,错误重复发生,可能会害死很多人。

所以美国陆军发明了这种 Review 方法然后利用每一场战役、演习后的 After Action Review 所产生的经验与教训,整理成册。编辑成各种教战指南与 SOP。提升部队的战力。防止了致命错误重复上演。

AAR 总共有一组三个问题:

  • What was supposed to happen? What actually happened? Why were there differences?
  • What worked? What didn't? Why?
  • What would you do differently next time?

中文翻译:

  • 描述状况: a. 原本预期应该的情况 b. 实际的情况 c. 分析a、b的不同点
  • 分析根本原因: a. 在情况中,什么是有效的? b. 什么是无效的? c. 为什么有效/无效?
  • 行动方针:下次可以怎么做得更好?

根据这个检讨会的结论,去修正组织流程:

STEP 4: 重复此循环

当第一个模组模组就再改一个模组。

这里有一个小 Tips。如果你的团队要重构,千万要记得一个原则,一次不要改两个模组。这是重构时罪常犯的错误。有时候因为我们心急,一次就改了两个地方。结果造成了莫名其妙,想都想不到的 bug。找了老半天才发现意外引发了很希有的异常状况。

团队流程重构也是如此。尽量不要一次改太多流程。

而是一次专攻一个项目的效率提升。这样能有效比较重构前、重构后的效率。同事也较能够得到正反馈。

当然,因为 COVID-19 的关系,很多团队是被迫一夕之间,要改变所有流程。那也真的没办法。

但我建议读者可以采取折衷方法:一周全团队只环绕著一个改进方向。如本周围绕改善会议品质。

而不要同时要求文档写作方式,资安文件传递原则。

可以等会议品质要求完了,再转换题目。

一个礼拜只改善一个重点。以这样的进度,一般团队差不多 2-4 个礼拜之内。你的团队就可以开始享受到效率提升的美好战果了。

Checklist

我将以上重构的循环「翻译」成白话文版,供各位读者进行:

  • STEP 1: 开会统整,公司或小组内的生产力瓶颈。确立改善优先级
  • STEP 2: 每一周只集中改善一个主题
  • STEP 3: 将该周的主题。流程化。使用工具或撰写 SOP。
  • STEP 4: 每周开检讨会。检讨当周在引入新工具、新流程后,效率是否有提升。
  • STEP 5: 反覆循环此步骤。直到全公司主要的流程文件大致上都被补齐了。并能顺利产生各岗位的上手手册。